Politika privatnosti

1. Ko smo mi

Platformu Folneru razvija i pruža OctaCode Banja Luka d.o.o. (u daljem tekstu "mi", "nas", "Folnera"), sa sjedištem na adresi Aleja Svetog Save 70, 78000 Banja Luka, Bosna i Hercegovina, JIB: 4404891230005, upisano u sudski registar Okružnog privrednog suda u Banjaluci.

U zavisnosti od načina na koji stupate u interakciju sa nama, nastupamo u dvije uloge: kao rukovodilac obrade (data controller) za podatke prikupljene putem naše marketing web stranice, kontakt formulara i prijava za rani pristup, i kao izvršilac obrade (data processor) za podatke o zaposlenima koje organizacije (naši klijenti/poslodavci) unose i obrađuju unutar platforme — u tom slučaju je poslodavac rukovodilac obrade. Za sva pitanja u vezi sa zaštitom podataka možete nas kontaktirati putem e-maila info@folnera.ba ili putem podataka navedenih u odjeljku 14.

2. Koje podatke prikupljamo

Podaci koje nam dostavljate direktno (web stranica i rani pristup)

• Ime i prezime, poslovna e-mail adresa, naziv kompanije, broj telefona i sadržaj poruke — prilikom popunjavanja kontakt forme ili prijave za rani pristup.
• Podaci o zahtjevu za demo ili ponudu: veličina tima, država, glavna potreba, ime i prezime, naziv firme i email, a ako odaberete termin i datum, vrijeme, vremenska zona i status rezervacije.
• Podaci o tome kako ste stigli na sajt, koji se čuvaju uz vaš zahtjev: UTM oznake kampanje (ako ih link sadrži), naziv sajta s kojeg ste došli (samo domen, bez adrese stranice) i stranica na kojoj ste ušli. Uz svaki zahtjev dodjeljujemo i nasumičnu oznaku zahtjeva (FR-…) kojom povezujemo vaš upit sa našom evidencijom.
• Prijava na newsletter: email adresa.
• Zahtjev za podršku iz Centra za pomoć: email, tema i poruka, vrsta zahtjeva, članak iz kojeg ste došli, te ime i naziv firme ako ih navedete. Uz zahtjev dobijate referencu (SUP-…).
• Pretraga u Centru za pomoć (na sajtu i u aplikaciji): pitanja na koja članci ne daju pouzdan odgovor bilježimo u skraćenom obliku radi poboljšanja članaka. Adrese e-pošte, linkovi i duži brojevi zamjenjuju se oznakom prije upisa, a ne bilježimo korisnički nalog, organizaciju ni IP adresu. Lične podatke upisane u polje za pretragu nije moguće uvijek automatski prepoznati, zato ih ne upisujte.

Podaci o organizaciji i administratoru

• Podaci o pravnom licu, podaci administratora naloga (ime, prezime, poslovni e-mail, uloga) i podaci za obračun/fakturisanje.

Podaci zaposlenih (koje unose klijenti u platformu)

• Osnovni podaci: ime i prezime, poslovni e-mail, radno mjesto, odjeljenje, država rada (radi kalendara državnih praznika).
• Evidencija radnog vremena i odsustava: godišnji odmori, bolovanja, slobodni dani, radni status (rad iz kancelarije, rad od kuće/remote).
• Rezervacije radnih mjesta: informacije o zakazanim i rezervisanim radnim stolovima u kancelariji.

Tehnički i analitički podaci

• IP adresa, tip preglednika, operativni sistem.
• Vremenske oznake prijave (log-in timestamps).
• Kolačići i podaci o načinu korištenja platforme.
• Heširana IP adresa radi ograničavanja broja zahtjeva na formularima (čuva se najviše 1 sat, odvojeno od sadržaja upita).
• Podaci o dolasku na sajt (UTM oznake, domen sajta s kojeg ste došli i ulazna stranica) privremeno se pamte u vašem pregledniku dok je kartica otvorena, a šalju se nama samo ako pošaljete upit.

3. Kako i zašto koristimo podatke

• Odgovaranje na vaše upite i pružanje pristupa platformi u fazi ranog pristupa.
• Pružanje osnovnih funkcionalnosti platforme (evidencija radnog vremena, kalendar odsustava, rezervacija stolova, generisanje mjesečnih izvještaja za računovodstvo).
• Sigurnost platforme, sprečavanje zloupotreba, detekcija grešaka i tehničko unapređenje.
• Ispunjavanje zakonskih, poreskih i računovodstvenih obaveza.
• Organizacija demo sastanaka i priprema ponude koje ste zatražili, uključujući slanje potvrde i dogovaranje termina. To je odgovor na vaš zahtjev, a ne marketinška komunikacija.
• Razumijevanje koji kanali i kampanje dovode do upita i koliko posjetilaca nastavi do zahtjeva ili zakazanog demoa. Mjerenje u analitičkim alatima vršimo uz vaš pristanak, a u njih ne šaljemo ime, email, telefon, naziv firme niti sadržaj poruke — samo tehničke oznake (npr. vrstu zahtjeva, korak formulara i nasumičnu oznaku zahtjeva).
• Odgovaranje na zahtjeve za podršku i unapređenje članaka Centra za pomoć na osnovu pitanja koja nemaju pouzdan odgovor.
• Slanje newslettera uz vaš pristanak; odjavu možete zatražiti u bilo kom trenutku.

Ne vršimo automatizovano donošenje odluka niti profilisanje korisnika. Ne prodajemo vaše podatke trećim stranama.

4. Pravni osnov za obradu

Obrada ličnih podataka zasniva se na sljedećim pravnim osnovama, u skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka BiH, Opštom uredbom o zaštiti podataka EU (GDPR) i Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije:

• Pristanak — prilikom prijave na newsletter, slanja upita putem kontakt forme ili prihvatanja neobaveznih kolačića (čl. 6(1)(a) GDPR / relevantni lokalni zakoni).
• Izvršenje ugovora — obrada neophodna za pružanje usluge Folnere klijentima i upravljanje korisničkim nalozima (čl. 6(1)(b) GDPR).
• Legitimni interes — održavanje mrežne sigurnosti, sprječavanje prevara i tehničko poboljšanje funkcionisanja servisa, kao i evidentiranje porijekla upita (kampanja, sajt s kojeg ste došli) radi odgovaranja na upit i procjene naše komunikacije (čl. 6(1)(f) GDPR).
• Zakonska obaveza — čuvanje finansijskih i računovodstvenih zapisa (čl. 6(1)(c) GDPR).
• Radnje na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora — dogovaranje demoa ili ponude koje ste zatražili (čl. 6(1)(b) GDPR).

5. Kolačići (cookies)

Naša marketing stranica koristi kolačiće radi pravilnog rada i analitike.

Prilikom prve posjete sajtu, putem cookie banera možete prihvatiti ili odbiti sve neobavezne (analitičke) kolačiće. Podešavanja možete promijeniti u bilo kom trenutku u podnožju stranice. Dok ne date pristanak, analitički kolačići se ne postavljaju, ali Google Analytics može primiti osnovni signal o posjeti stranici bez analitičkih kolačića (Google Consent Mode). Microsoft Clarity može bilježiti način korištenja stranice (npr. klikove, pomjeranje i prikaze stranica) radi analize upotrebljivosti. Kalendar za zakazivanje (Cal.com) učitava se tek kada izaberete „Odaberite termin“ i ne zavisi od analitičkog ili marketinškog pristanka; tada ga isporučuje Cal.com i može koristiti vlastito tehničko skladište preglednika neophodno za rad rezervacije (pogledajte politiku privatnosti Cal.com).

6. Kome dijelimo podatke

Podatke ne prodajemo niti iznajmljujemo trećim stranama. Podatke možemo dijeliti isključivo sa pouzdanim partnerima koji nam pomažu u pružanju usluge:

• Pružaoci hosting i infrastrukturnih usluga: AWS / Hetzner Online GmbH (serveri u EU).
• Poslodavac/klijent: podaci o zaposlenima dostupni su isključivo ovlaštenim administratorima kompanije koja posjeduje nalog.
• Nadležni organi: državni i pravosudni organi, isključivo kada smo na to obavezani važećim zakonom.
• Cal.com (servis za zakazivanje, izvršilac obrade): ako odaberete termin, prima vaše ime i email te obrađuje datum, vrijeme, vremensku zonu i status rezervacije.
• Google (Google Calendar i Google Meet): povezani kalendar i video-poziv na kojima se vodi zakazani demo.
• Brevo (servis za slanje newslettera, izvršilac obrade): ako se prijavite na newsletter, prima vašu email adresu.

7. Međunarodni prenos podataka

Podaci koje prikupljamo putem ove web stranice i platforme pohranjuju se i obrađuju na našim serverima unutar Evropske unije (EU/EEA). Izuzetak su podaci koje obrađuju pružaoci usluga iz odjeljka 6 (npr. zakazivanje demoa), kako je opisano u nastavku.

Za klijente iz Evropske unije (Hrvatska) i Srbije, obzirom da se sjedište kompanije OctaCode nalazi u Bosni i Hercegovini, primjenjuju se Standardne ugovorne klauzule (SCC) usvojene od strane Evropske komisije, čime se obezbjeđuje adekvatan nivo zaštite podataka jednak EU standardima.

Cal.com je američka kompanija i podatke obrađuje prvenstveno u Sjedinjenim Američkim Državama; za prenos iz EU/EEA oslanja se na EU-U.S. Data Privacy Framework i standardne ugovorne klauzule gdje je primjenjivo (prema politici privatnosti Cal.com). Google podatke za Google Calendar i Google Meet obrađuje prema vlastitim uslovima i politici privatnosti i može ih obrađivati i izvan EU/EEA.

8. Rokovi čuvanja podataka

Podatke čuvamo samo onoliko koliko je potrebno za ostvarivanje svrhe za koju su prikupljeni:

• Upiti sa web stranice, zahtjevi za demo ili ponudu, rani pristup i podaci o rezervaciji termina: čuvaju se do 12 mjeseci od posljednje komunikacije ili do povlačenja pristanka. Kod zakazanog termina rok se računa od njegovog završetka, a otkazivanje ili promjena termina rok produžavaju. Dok traje aktivna poslovna komunikacija ili se zasnuje ugovorni odnos, zapis možemo zadržati i duže; tada se vodi prema pravilima za podatke naloga klijenta. Podaci koje pohranjuju Cal.com i Google podliježu njihovim rokovima i podešavanjima naših naloga; na vaš zahtjev ih brišemo iz svojih evidencija.
• Podaci naloga klijenta: čuvaju se tokom trajanja ugovornog odnosa.
• Podaci nakon raskida ugovora: nakon gašenja naloga, klijent ima 30 dana da izveze podatke; po isteku 30 dana svi podaci se trajno brišu iz produkcionih baza, a iz rezervnih kopija (backup-a) u roku od najviše 90 dana.
• Računovodstveni podaci: čuvaju se u skladu sa zakonskim rokovima (5 do 10 godina).
• Pitanja iz pretrage Centra za pomoć na koja nema pouzdanog odgovora (u skraćenom obliku): čuvaju se najviše 90 dana.
• Prijava na newsletter: čuva se do odjave.

9. Sigurnost podataka

Primjenjujemo savremene tehničke i organizacione mjere zaštite:

• Enkripcija podataka u prenosu (TLS/HTTPS) i u mirovanju (AES-256).
• Kontrola pristupa zasnovana na ulogama (RBAC).
• Redovno pravljenje rezervnih kopija i nadzor sistema.

10. Vaša prava

U zavisnosti od vaše lokacije (BiH, Srbija, EU/Hrvatska), imate sljedeća prava u vezi sa vašim ličnim podacima:

• Pravo na pristup i dobijanje kopije vaših podataka.
• Pravo na ispravku netačnih ili dopunu nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje ("pravo na zaborav").
• Pravo na ograničenje obrade i pravo na prenosivost podataka.
• Pravo na prigovor protiv obrade zasnovane na legitimnom interesu.
• Pravo na povlačenje pristanka u bilo kom trenutku.

Za ostvarivanje vaših prava kontaktirajte nas na info@folnera.ba.

Takođe, imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom organu za zaštitu podataka:

• BiH: Agencija za zaštitu ličnih podataka u BiH.
• Srbija: Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.
• Hrvatska: Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

11. Podaci zaposlenih naših klijenata

Ako ste zaposleni u kompaniji koja koristi Folneru, vaša organizacija je rukovodilac obrade vaših podataka. Sva pitanja vezana za uvid, izmjenu ili brisanje vaših podataka u platformi trebate uputiti administratoru u vašoj kompaniji. Folnera postupa isključivo po instrukcijama vašeg poslodavca.

12. Maloljetna lica

Folnera je B2B platforma namijenjena isključivo poslovnim korisnicima i ne prikuplja podatke o licima mlađim od 18 godina.

13. Izmjene ove politike

Zadržavamo pravo izmjene ove Politike privatnosti. O svim bitnim promjenama korisnici će biti obaviješteni putem e-maila ili obavještenja na platformi najmanje 15 dana prije stupanja izmjena na snagu.

14. Kontakt

Za sva pitanja u vezi sa ovom politikom ili vašim pravima: