Politika privatnosti

1. Ko smo mi

Platformu Folneru razvija i pruža OctaCode Banja Luka d.o.o. (u daljem tekstu "mi", "nas", "Folnera"), sa sjedištem na adresi Aleja Svetog Save 70, 78000 Banja Luka, Bosna i Hercegovina, JIB: 4404891230005, upisano u sudski registar Okružnog privrednog suda u Banjaluci.

U zavisnosti od načina na koji stupate u interakciju sa nama, nastupamo u dvije uloge: kao rukovodilac obrade (data controller) za podatke prikupljene putem naše marketing web stranice, kontakt formulara i prijava za rani pristup, i kao izvršilac obrade (data processor) za podatke o zaposlenima koje organizacije (naši klijenti/poslodavci) unose i obrađuju unutar platforme — u tom slučaju je poslodavac rukovodilac obrade. Za sva pitanja u vezi sa zaštitom podataka možete nas kontaktirati putem e-maila info@folnera.ba ili putem podataka navedenih u odjeljku 14.

2. Koje podatke prikupljamo

Podaci koje nam dostavljate direktno (web stranica i rani pristup)

• Ime i prezime, poslovna e-mail adresa, naziv kompanije, broj telefona i sadržaj poruke — prilikom popunjavanja kontakt forme ili prijave za rani pristup.

Podaci o organizaciji i administratoru

• Podaci o pravnom licu, podaci administratora naloga (ime, prezime, poslovni e-mail, uloga) i podaci za obračun/fakturisanje.

Podaci zaposlenih (koje unose klijenti u platformu)

• Osnovni podaci: ime i prezime, poslovni e-mail, radno mjesto, odjeljenje, država rada (radi kalendara državnih praznika).
• Evidencija radnog vremena i odsustava: godišnji odmori, bolovanja, slobodni dani, radni status (rad iz kancelarije, rad od kuće/remote).
• Rezervacije radnih mjesta: informacije o zakazanim i rezervisanim radnim stolovima u kancelariji.

Tehnički i analitički podaci

• IP adresa, tip preglednika, operativni sistem.
• Vremenske oznake prijave (log-in timestamps).
• Kolačići i podaci o načinu korištenja platforme.

3. Kako i zašto koristimo podatke

• Odgovaranje na vaše upite i pružanje pristupa platformi u fazi ranog pristupa.
• Pružanje osnovnih funkcionalnosti platforme (evidencija radnog vremena, kalendar odsustava, rezervacija stolova, generisanje mjesečnih izvještaja za računovodstvo).
• Sigurnost platforme, sprečavanje zloupotreba, detekcija grešaka i tehničko unapređenje.
• Ispunjavanje zakonskih, poreskih i računovodstvenih obaveza.

Ne vršimo automatizovano donošenje odluka niti profilisanje korisnika. Ne prodajemo vaše podatke trećim stranama.

4. Pravni osnov za obradu

Obrada ličnih podataka zasniva se na sljedećim pravnim osnovama, u skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka BiH, Opštom uredbom o zaštiti podataka EU (GDPR) i Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije:

• Pristanak — prilikom prijave na newsletter, slanja upita putem kontakt forme ili prihvatanja neobaveznih kolačića (čl. 6(1)(a) GDPR / relevantni lokalni zakoni).
• Izvršenje ugovora — obrada neophodna za pružanje usluge Folnere klijentima i upravljanje korisničkim nalozima (čl. 6(1)(b) GDPR).
• Legitimni interes — održavanje mrežne sigurnosti, sprječavanje prevara i tehničko poboljšanje funkcionisanja servisa (čl. 6(1)(f) GDPR).
• Zakonska obaveza — čuvanje finansijskih i računovodstvenih zapisa (čl. 6(1)(c) GDPR).

5. Kolačići (cookies)

Naša marketing stranica koristi kolačiće radi pravilnog rada i analitike.

Prilikom prve posjete sajtu, putem cookie banera možete prihvatiti ili odbiti sve neobavezne (analitičke) kolačiće. Podešavanja možete promijeniti u bilo kom trenutku u podnožju stranice.

6. Kome dijelimo podatke

Podatke ne prodajemo niti iznajmljujemo trećim stranama. Podatke možemo dijeliti isključivo sa pouzdanim partnerima koji nam pomažu u pružanju usluge:

• Pružaoci hosting i infrastrukturnih usluga: AWS / Hetzner Online GmbH (serveri u EU).
• Poslodavac/klijent: podaci o zaposlenima dostupni su isključivo ovlaštenim administratorima kompanije koja posjeduje nalog.
• Nadležni organi: državni i pravosudni organi, isključivo kada smo na to obavezani važećim zakonom.

7. Međunarodni prenos podataka

Primarna obrada i pohrana podataka vrši se na serverima lociranim unutar Evropske unije (EU/EEA).

Za klijente iz Evropske unije (Hrvatska) i Srbije, obzirom da se sjedište kompanije OctaCode nalazi u Bosni i Hercegovini, primjenjuju se Standardne ugovorne klauzule (SCC) usvojene od strane Evropske komisije, čime se obezbjeđuje adekvatan nivo zaštite podataka jednak EU standardima.

8. Rokovi čuvanja podataka

Podatke čuvamo samo onoliko koliko je potrebno za ostvarivanje svrhe za koju su prikupljeni:

• Upiti sa web stranice i rani pristup: čuvaju se do 12 mjeseci od posljednje komunikacije ili do povlačenja pristanka.
• Podaci naloga klijenta: čuvaju se tokom trajanja ugovornog odnosa.
• Podaci nakon raskida ugovora: nakon gašenja naloga, klijent ima 30 dana da izveze podatke; po isteku 30 dana svi podaci se trajno brišu iz produkcionih baza, a iz rezervnih kopija (backup-a) u roku od najviše 90 dana.
• Računovodstveni podaci: čuvaju se u skladu sa zakonskim rokovima (5 do 10 godina).

9. Sigurnost podataka

Primjenjujemo savremene tehničke i organizacione mjere zaštite:

• Enkripcija podataka u prenosu (TLS/HTTPS) i u mirovanju (AES-256).
• Kontrola pristupa zasnovana na ulogama (RBAC).
• Redovno pravljenje rezervnih kopija i nadzor sistema.

10. Vaša prava

U zavisnosti od vaše lokacije (BiH, Srbija, EU/Hrvatska), imate sljedeća prava u vezi sa vašim ličnim podacima:

• Pravo na pristup i dobijanje kopije vaših podataka.
• Pravo na ispravku netačnih ili dopunu nepotpunih podataka.
• Pravo na brisanje ("pravo na zaborav").
• Pravo na ograničenje obrade i pravo na prenosivost podataka.
• Pravo na prigovor protiv obrade zasnovane na legitimnom interesu.
• Pravo na povlačenje pristanka u bilo kom trenutku.

Za ostvarivanje vaših prava kontaktirajte nas na info@folnera.ba.

Takođe, imate pravo podnijeti pritužbu nadležnom organu za zaštitu podataka:

• BiH: Agencija za zaštitu ličnih podataka u BiH.
• Srbija: Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti.
• Hrvatska: Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

11. Podaci zaposlenih naših klijenata

Ako ste zaposleni u kompaniji koja koristi Folneru, vaša organizacija je rukovodilac obrade vaših podataka. Sva pitanja vezana za uvid, izmjenu ili brisanje vaših podataka u platformi trebate uputiti administratoru u vašoj kompaniji. Folnera postupa isključivo po instrukcijama vašeg poslodavca.

12. Maloljetna lica

Folnera je B2B platforma namijenjena isključivo poslovnim korisnicima i ne prikuplja podatke o licima mlađim od 18 godina.

13. Izmjene ove politike

Zadržavamo pravo izmjene ove Politike privatnosti. O svim bitnim promjenama korisnici će biti obaviješteni putem e-maila ili obavještenja na platformi najmanje 15 dana prije stupanja izmjena na snagu.

14. Kontakt

Za sva pitanja u vezi sa ovom politikom ili vašim pravima: