„Ko je danas u kancelariji?“ ne bi trebalo biti grupno pitanje
Utorak je, 8:40.
Menadžer želi zakazati sastanak uživo u 11 sati i piše u grupu:
„Ko je danas u kancelariji?“
Stignu tri odgovora. Jedna osoba radi od kuće. Druga kaže da će ipak doći. Treća ne odgovara jer je na godišnjem odmoru.
Informacije postoje.
Problem je što odgovor zavisi od toga ko je vidio poruku, ko se sjetio odgovoriti i da li neko zna za odsustvo koje je već odobreno na drugom mjestu.
U malom timu to je sitnica.
Kako tim raste, isto pitanje počinje se ponavljati svaki dan.
Evidencija rada od kuće nije isto što i evidencija radnog vremena
Ovdje je važno napraviti jednu razliku.
Kada kažemo evidencija rada od kuće, ne mislimo nužno na praćenje kada se neko prijavio na posao, koliko je sati radio ili gdje mu se fizički nalazi telefon.
To je evidencija radnog vremena i prisustva — drugačiji problem, za koji postoje terminali, mobilne prijave, GPS i drugi sistemi.
Za mnoge office i hibridne timove stvarna potreba je jednostavnija:
Gdje je osoba planirala raditi danas — iz kancelarije ili od kuće?
To je informacija za koordinaciju, ne za nadzor.
Menadžeru pomaže da odluči ima li smisla sastanak uživo. Kolegi govori hoće li osoba s kojom želi raditi biti u kancelariji. Office manageru daje jasniju sliku koliko ljudi dolazi.
Za taj problem vam ne treba evidencija svakog ulaska i izlaska.
Treba vam pouzdana evidencija radne lokacije.
Tačan odgovor zapravo ima tri sloja
Da biste znali gdje neko danas radi, nije dovoljno imati samo listu „Office / Remote“.
Potrebna su tri podatka.
1. Podrazumijevana lokacija
Gdje osoba inače radi?
Za nekoga je to kancelarija. Za nekoga rad od kuće.
Ako je normalno stanje već poznato, nema smisla da zaposlenik svako jutro ponovo potvrđuje:
„Danas sam u kancelariji.“
2. Izuzetak
Šta se dešava kada danas nije normalan dan?
Osoba koja inače radi iz kancelarije možda u četvrtak radi od kuće.
Neko ko je uglavnom remote možda u petak dolazi u kancelariju zbog radionice sa timom.
To je podatak koji treba evidentirati.
3. Odsustvo
A šta ako osoba tog dana uopšte ne radi?
Godišnji odmor, bolovanje, porodiljsko odsustvo, kolektivni odmor ili relevantan praznik mijenjaju odgovor.
Nema mnogo smisla da sistem kaže:
„Marko — rad od kuće“
ako je Marku tog dana već odobren godišnji odmor.
Zato radna lokacija i odsustva ne bi trebali živjeti u potpuno odvojenim evidencijama.
O tome šire pišemo i u tekstu „Ko je danas odsutan? Kako pratiti dostupnost tima na jednom mjestu“.
Zašto grupa za poruke nije dobra evidencija
Viber, Slack, Teams i WhatsApp odlični su za komunikaciju.
Ali poruka:
„Sutra sam remote.“
ima nekoliko problema kada postane dio poslovnog procesa.
Ko mora vidjeti tu poruku?
Da li je promjena samo najavljena ili odobrena?
Šta ako se plan kasnije promijeni?
Da li će kolega koji u četvrtak želi zakazati sastanak pronaći poruku od ponedjeljka?
Šta ako je zaposleniku u međuvremenu odobren godišnji?
Chat dobro prenosi informaciju u trenutku kada je poslana.
Mnogo je lošiji kao mjesto na kojem sedam dana kasnije pokušavate utvrditi šta trenutno važi.
Pet pravila koja možete uvesti i bez novog softvera
Dobar proces ne počinje kupovinom alata.
Ako je tim još mali, mnogo toga možete riješiti jednostavnim pravilima:
Svako ima jednu podrazumijevanu radnu lokaciju. Kancelarija ili rad od kuće — jedno normalno stanje koje ne treba svakodnevno ponavljati.
Prijavljuje se samo izuzetak. Ako se ništa ne mijenja, ne radi se ništa.
Promjena se evidentira na jednom mjestu. Ne jedan dan usmeno, drugi put u Viberu, a treći kroz e-mail.
Jasno je ko odlučuje i do kada. Ako promjena lokacije zahtijeva odobrenje, tim treba znati ko ga daje i koliko unaprijed treba poslati zahtjev.
Odsustvo ima prednost nad lokacijom. Ako osoba tog dana ne radi, Office ili Remote više nisu njen glavni status.
Ako ovakav sistem pravila radi bez problema, možda vam još ne treba poseban alat.
Problem nastaje kada neko mora ručno održavati sva pravila i spajati informacije iz nekoliko izvora.
Najbolji test je vrlo jednostavan
Otvorite ono što trenutno koristite za organizaciju tima i pokušajte odgovoriti na tri pitanja:
Ko je danas u kancelariji?
Ko sutra radi od kuće?
Ko od tih ljudi zapravo neće raditi jer je na odsustvu?
Ako do sva tri odgovora možete doći iz jednog pouzdanog pregleda, proces vjerovatno radi dobro.
Ako vam za treće pitanje treba još jedna tabela, nekoliko poruka i osoba koja „zna šta se dešava“, problem više nije samo rad od kuće.
Problem je što nemate zajedničku sliku.
Šta „u kancelariji“ zapravo znači
I ovdje vrijedi biti precizan.
Ako je u evidenciji zapisano da osoba danas radi iz kancelarije, to znači da je to njena evidentirana radna lokacija.
To ne znači da softver fizički potvrđuje da je osoba prošla kroz vrata kancelarije.
Ne znači ni da prati GPS zaposlenog.
Za mnoge timove upravo je to poželjno.
Njima treba koordinacija, a ne sistem nadzora.
Ako firma mora dokazivati stvarni dolazak i odlazak zaposlenih, pratiti sate ili koristiti pristupne terminale, onda joj treba druga kategorija sistema.
Folnera se ovdje fokusira na pitanje:
„Gdje je tim planirao raditi i ko je tog dana uopšte dostupan?“
Kako Folnera vodi radnu lokaciju
Folnera polazi od istog modela sa tri sloja.
Podrazumijevana lokacija
Svaki zaposleni može imati postavljenu primarnu radnu lokaciju — kancelariju ili rad od kuće.
To predstavlja normalno stanje.
Promjena lokacije
Kada osoba određenog dana želi raditi sa suprotne lokacije, evidentira se samo ta promjena.
Promjena se može prijaviti za pojedinačni dan ili period, a Work Location pregled omogućava i brzo dodavanje pojedinačnog dana u sedmičnom prikazu.
Pregled obuhvata ovu, narednu i sedmicu nakon nje, tako da se prijavljene promjene mogu vidjeti unaprijed.
Odobravanje
Za današnje i buduće datume zahtjev redovnog korisnika ide na odobravanje.
Odluku može donijeti administrator ili osoba kojoj je dodijeljeno ovlaštenje za odobravanje radne lokacije.
Kada administrator evidentira svoju promjenu, ona se odmah odobrava.
Odsustva i neradni dani
Radna lokacija nije izolovana od ostatka sistema.
Folnera neće evidentirati Work Location za dan koji se preklapa sa odobrenim godišnjim odmorom, relevantnim bolovanjem, porodiljskim odsustvom, potvrđenim kolektivnim odmorom ili praznikom.
Time se izbjegava situacija u kojoj isti čovjek u jednom dijelu sistema „radi od kuće“, a u drugom je tog dana na godišnjem odmoru.
A onda sve završava u istom kalendaru
Zajednički kalendar povezuje podatke iz različitih dijelova Folnere.
Svaki zaposleni ima svoj red, a različiti događaji vizuelno su odvojeni:
kancelarija;
rad od kuće;
godišnji odmor;
bolovanje;
porodiljsko odsustvo;
praznici;
kolektivni odmori i drugi podržani događaji.
Filter omogućava da se pregled suzi na određeni tip događaja. Ako vas zanima samo ko je evidentiran za kancelariju, ne morate istovremeno gledati sve ostalo.
Kalendar je pritom pregled, ne mjesto na kojem se ponovo unose iste informacije. Zahtjev i odobravanje nastaju u odgovarajućem dijelu Folnere, a odobreni podatak zatim postaje dio zajedničke slike tima.
Šta se vidi danas, a šta unaprijed?
Ovo je važna razlika koju ne treba skrivati.
Za današnji i prethodne radne dane Folnera može prikazati i primarnu radnu lokaciju zaposlenog, uz odobrene izuzetke.
Za buduću radnu lokaciju Calendar ne pretpostavlja unaprijed da će osoba sigurno biti na svojoj podrazumijevanoj lokaciji. Buduća promjena Office/Remote postaje vidljiva kada je prijavljena i odobrena.
Zato, ako firmi treba pouzdano planiranje budućih dolazaka, proces prijave mora imati jasno pravilo koliko unaprijed se promjena lokacije evidentira.
Softver može ukloniti ručno spajanje podataka.
Ne može popraviti proces u kojem ljudi svoje planove nikada ne evidentiraju.
Treba li vam zbog ovoga i rezervacija stolova?
Ne nužno.
Ako trebate rezervisati tačno određeni sto, sobu, sprat ili zonu, onda govorimo o workplace ili desk-booking sistemu.
Ako je problem samo:
„Ko će danas biti u kancelariji?“
onda je prvo vrijedno riješiti evidenciju ljudi i njihovih lokacija.
O širem organizovanju hibridnog rada i tome kada desk booking ima smisla detaljnije pišemo u tekstu „Hibridni rad bez haosa“.
Cilj nije znati gdje je neko svake minute
Dobra evidencija radne lokacije ne treba stvarati novi administrativni posao.
Naprotiv.
Ako se normalno stanje već zna, zaposlenik treba evidentirati samo ono što je drugačije.
A kada se radna lokacija poveže sa odsustvima i praznicima, pitanje:
„Ko je danas u kancelariji?“
više ne mora završiti u grupnom chatu.
Odgovor već postoji tamo gdje tim planira svoj rad.
Pogledajte kako Folnera povezuje radnu lokaciju, odsustva i zajednički kalendar.
Ako želite vidjeti koliko takav sistem košta za vaš tim, pogledajte cijene Folnere.