„Ko je danas odsutan?“ zvuči kao jednostavno pitanje
U timu od pet ljudi odgovor često ne zahtijeva nikakav sistem.
Pogledate oko sebe, pošaljete poruku ili se jednostavno sjetite da je neko rekao da danas radi od kuće.
Kako tim raste, isto pitanje počinje imati više mogućih odgovora.
Da li je osoba na godišnjem?
Na bolovanju?
Radi od kuće?
Dolazi u kancelariju kasnije?
Da li je danas praznik koji se odnosi na tog zaposlenog?
Problem nije nužno u tome što firma nema te informacije.
Problem je što se informacije nalaze na različitim mjestima.
Godišnji je u tabeli. Rad od kuće u poruci. Bolovanje zna office manager.
To je čest način na koji proces prirodno nastane.
Godišnji odmori se vode u Excelu ili Google Sheetsu.
Za rad od kuće neko napiše:
„Ja sam sutra remote.“
Bolovanje se javi menadžeru.
Praznici su u zasebnom kalendaru.
I svaki pojedinačni dio može sasvim dobro funkcionisati.
Problem se pojavi kada neko treba odgovor na jedno pitanje koje zavisi od svih tih podataka odjednom:
„Ko je dostupan u srijedu?“
Tada više nije dovoljno otvoriti jednu tabelu.
Dostupnost nije isto što i odsustvo
Ovo je važna razlika.
Ako znate da Jelena nije na godišnjem, još uvijek ne znate da li će u srijedu biti u kancelariji.
Ako znate da Emir radi od kuće, to ne znači da je nedostupan.
Ako je neko na bolovanju, radna lokacija tog dana više nije najvažnija informacija.
Zato dobar pregled tima ne bi trebao imati samo jednu kolonu:
odsutan / nije odsutan
Treba dati dovoljno konteksta da osoba koja planira posao razumije šta se tog dana stvarno dešava.
Šta bi jedan dobar pregled dostupnosti tima trebao odgovoriti?
Za većinu manjih i srednjih timova, četiri pitanja pokrivaju veliki dio svakodnevnog planiranja.
Ko je odsutan?
Godišnji odmor, bolovanje, porodiljsko odsustvo ili drugi relevantan tip odsustva treba biti vidljiv bez traženja kroz stare poruke.
Ko radi odakle?
Za hibridne timove nije isto da li osoba radi iz kancelarije ili od kuće.
Ne zato da biste pratili svaki njen korak, nego zato što ta informacija utiče na sastanke, organizaciju kancelarije i saradnju tokom dana.
Postoji li praznik ili kolektivni odmor?
Datum koji izgleda kao normalan radni dan za jednog zaposlenog ne mora nužno biti isti za sve.
To je posebno relevantno kada firma ima različite regionalne, entitetske ili vjerske postavke praznika.
Šta se dešava narednih nekoliko dana?
Pitanje nije samo ko je odsutan danas.
Menadžeru koji planira sastanak u četvrtak ili raspodjeljuje posao za narednu sedmicu treba isti odgovor i za budući datum.
Zato je zajednički kalendar korisniji od dnevne poruke „ko je danas tu?“.
Problem nije nedostatak podataka. Problem je nedostatak zajedničke slike.
Zamislimo tim od 25 ljudi.
Jedna osoba održava tabelu godišnjih odmora.
Zaposleni javljaju rad od kuće u grupnom chatu.
Bolovanja se prijavljuju direktno office manageru.
Praznici se provjeravaju u kalendaru.
Sve informacije postoje.
Ali ako menadžer želi zakazati sastanak za sljedeći ponedjeljak, mora mentalno spojiti nekoliko različitih izvora.
To je trenutak kada firma počinje imati problem sa dostupnošću tima.
Ne zato što informacije nedostaju, nego zato što nema jednog mjesta koje ih povezuje.
Zašto običan kalendar često nije dovoljan
Google Calendar, Outlook i slični alati odlični su za sastanke i lične događaje.
Ali odsustvo zaposlenog nije samo događaj od 9 do 17 sati.
Iza njega često postoje:
zahtjev i odluka o odobrenju;
stanje godišnjeg odmora;
različiti tipovi odsustva;
praznici koji utiču na obračun;
radna lokacija;
pregled drugih članova tima.
Možete sve to unositi kao događaje u običan kalendar.
Ali tada neko ponovo mora održavati vezu između kalendara i stvarnog procesa.
Zato je bitna razlika između kalendara u koji ručno upisujete informacije i kalendara koji prikazuje informacije koje već nastaju kroz isti sistem.
Kako Folnera povezuje tu sliku
Folnera Calendar je zajednički pregled podataka koji već postoje u drugim dijelovima sistema.
Na jednom mjestu mogu se prikazati godišnji odmori, bolovanja, radna lokacija, porodiljsko odsustvo, kolektivni odmori, bonus dani i relevantni praznici.
Pregled se može suziti po tipu događaja, pretraživati po osobi i otvoriti za drugi datum ili mjesec.
To znači da godišnji odmor ne mora živjeti u jednoj tabeli, rad od kuće u grupnom chatu, a bolovanje u trećem procesu.
Odobreno odsustvo postaje dio kalendarskog pregleda.
Odobrena promjena radne lokacije takođe se prikazuje u istom kontekstu.
Praznici se uzimaju iz konfiguracije organizacije, uključujući nacionalne i regionalne odnosno entitetske praznike te, prema postavkama organizacije i zaposlenog, relevantne vjerske praznike.
Calendar pritom ostaje pregled — ne morate iz samog kalendara ponovo kreirati podatke koji su već uneseni kroz zahtjeve i druge dijelove Folnere.
A šta sa preklapanjem odsustava?
Ako troje ljudi iz istog tima želi godišnji iste sedmice, to ne mora automatski značiti da postoji problem.
Za jednu firmu to može biti potpuno prihvatljivo.
Za drugu može značiti da nema dovoljno ljudi da obavi posao.
Zato softver ne treba donositi poslovnu odluku umjesto menadžera.
Treba mu dati kontekst prije odluke.
Menadžer može pogledati zajednički kalendar i provjeriti ko je već odsutan, gdje ostatak tima radi i šta se još dešava u tom periodu.
Odluka ostaje ljudska.
Informacije potrebne za nju više nisu razbacane po nekoliko mjesta.
Dostupnost tima nije praćenje zaposlenih
Postoji i važna granica.
Znati da neko danas radi od kuće nije isto što i pratiti kada je uključio računar, koliko minuta je proveo za stolom ili gdje se fizički nalazi svakog trenutka.
Za mnoge office i hibridne timove to uopšte nije problem koji pokušavaju riješiti.
Često im samo treba odgovor na jednostavnija pitanja:
Ko radi? Ko je odsutan? Gdje ostatak tima danas radi?
Za takav problem nije potreban sistem za nadzor, terminal na ulazu ili kompleksna workplace infrastruktura.
Potreban je pouzdan zajednički pregled.
Kada znate da je sadašnji proces postao previše komplikovan?
Možete napraviti jednostavan test.
Sljedeći put kada neko pita:
„Ko je danas odsutan?“
obratite pažnju šta morate uraditi da biste dali tačan odgovor.
Ako otvorite jedan pregled i odgovor je jasan — vaš proces vjerovatno radi sasvim dobro.
Ako morate provjeriti tabelu, pročitati nekoliko poruka, pitati office managera i onda se još sjetiti da je danas nekome praznik, problem nije pitanje.
Problem je način na koji su informacije organizovane.
Cilj nije dodati još jedan HR alat.
Cilj je da pitanje koje firma postavlja svaki dan konačno dobije jedno mjesto na kojem se nalazi odgovor.
Pogledajte kako Folnera povezuje odsustva, radnu lokaciju, praznike i zajednički kalendar.
Ako želite vidjeti koliko bi takav sistem koštao za vaš tim, pogledajte cijene Folnere.