Preklapanje godišnjih odmora: ko odlučuje i po kojem pravilu?

Kraj je marta. Dvije računovođe su vam poslale zahtjev za isti august, a treća je to usput spomenula u kuhinji.

Niko od njih nije pogriješio. Svako je postupio razumno.

Problem je što niko ne zna da li je ovo uopšte problem, ni ko treba da kaže „da“ ili „ne“.

Izraz „preklapanje godišnjih odmora“ krije četiri različite stvari. Dok ih ne razdvojite, svaki razgovor o pravilu završi sa „pa vidjet ćemo“.

Četiri stvari koje svi zovu „preklapanje“

1. Sukob unutar jednog zaposlenog

Isti čovjek je poslao dva zahtjeva za datume koji se dodiruju. Ili traži godišnji u periodu u kojem je već upisan na drugo odsustvo.

Ovo je greška u podacima, ne poslovna odluka. Ne treba vam nikakvo pravilo, samo tabela ili alat koji to ne dopušta. Ako ovakve sukobe hvatate ručno, hvatate ih prekasno.

2. Više zaposlenih odsutno u isto vrijeme

Ovo je situacija iz uvoda. Sama po sebi nije ni dobra ni loša.

Troje odsutnih od trideset ljudi nije isto što i troje od četiri. Odgovor ne zavisi od broja, nego od posla koji mora ići dalje.

3. Upozorenje alata

Upozorenje je informacija, ne odluka. Kaže „pogledajte ovo“, ne „odbijte ovo“.

Korisno je samo ako ga neko vidi prije odobravanja i ako zna šta upozorenje stvarno gleda. Neko upozorenje gleda samo zahtjeve na čekanju. Neko samo ono što je trenutno na ekranu. Neko ne zna ništa o bolovanjima.

4. Odluka voditelja

Ovo je jedino mjesto na kojem se preklapanje zaista rješava. Ishod su obično tri moguće stvari: odobriti sve, odobriti dio ili tražiti pomak.

Odluku vrijedi zabilježiti zajedno sa razlogom. Naredni sukob će se pozivati na nju.

Firme najčešće griješe tako što slojeve miješaju. Od alata se očekuje da riješi četvrti sloj, ili menadžer ručno lovi prvi.

Prije pravila: koliko ljudi vaš tim stvarno može izgubiti?

Broj ljudi nije prava mjera. Prava mjera je posao koji ne smije stati.

Evo radnog postupka koji možete uraditi za pola sata, i bez ikakvog softvera:

1. Nabrojte uloge, ne imena. Fakturisanje, podrška klijentima, skladište, vođenje projekata.
2. Za svaku ulogu zapišite ko je može zamijeniti i za koje dijelove posla. Zamjena često pokriva samo dio.
3. Odredite najmanji broj prisutnih po ulozi. Posebno za obične sedmice i posebno za vršne periode: kraj godine, inventura, sezona, veliki projekat.
4. Iz toga izračunajte koliko ljudi iz jedne uloge smije biti odsutno istovremeno. To je vaš limit. Vaš, ne alata.

Ako je rezultat „niko“, imate jednu osobu za tu ulogu. To nije problem godišnjih odmora. To je rizik firme koji godišnji samo čini vidljivim.

Ne zaboravite periode u kojima vaš tim ima više zahtjeva nego obično: ljetni mjeseci, period oko Nove godine i praznici koje vaši zaposleni slave. Ako ih ne planirate, planiraju se sami, i to prvom poslanom porukom.

Kada dva zahtjeva ne mogu oba: pet pravila i cijena svakog

Nijedno pravilo nije savršeno. Svako nekoga koristi, a nekoga košta.

• Ko je prvi poslao. Jednostavno i lako se brani. Ali nagrađuje one koji planiraju u januaru, a kažnjava nove kolege i one koji ne mogu planirati tako rano.
• Rotacija. Ko je prošle godine popustio, ove godine ima prednost u spornim terminima. Pravedno kroz godine, ali traži da negdje piše ko je kada popustio.
• Prozor za želje. Svi iznesu želje do određenog datuma, sporni termini se rješavaju zajedno, a redoslijed prijema važi tek poslije toga. Smanjuje utrku, ali neko mora postaviti rok i držati ga.
• Staž ili uloga u projektu. Neke firme daju prednost onome ko je duže u firmi ili ko je ključan za projekat. Najteže ga je objasniti kolegama. Prije nego što ga uvedete, provjerite da li se slaže sa vašim pravilnikom i ugovorima.
• Žrijeb za sporne sedmice. Na prvi pogled neugodan, ali je jedino pravilo koje niko ne može optužiti za favorizovanje.

Za tim od 10 do 60 ljudi razumna kombinacija može izgledati ovako: prozor za želje, rotacija za sporne termine, a za sve ostalo redoslijed prijema.

Pravilo koje možete prilagoditi i zalijepiti u interni dokument:

Želje za godišnji odmor iznose se do 31. marta. Za termine u kojima bi bilo odsutno više ljudi iz iste uloge nego što je dogovoreno, prednost ima osoba koja prošle godine nije dobila traženi termin. Svi ostali zahtjevi odobravaju se redoslijedom prijema. Odluka se saopštava u roku od pet radnih dana, a ako je zahtjev odbijen ili pomjeren, uz razlog.

Datumi i rokovi su samo primjer. Ono što zakon, kolektivni ugovor ili pravilnik vaše firme propisuje o rasporedu godišnjih odmora ima prednost nad bilo kojim internim pravilom. Ovaj tekst o tome ne govori.

Primjer: firma od 25 ljudi i jedan august

Ovo je ilustracija, ne stvarni slučaj ni klijent. Služi da pravilo iz prethodnog dijela provedete do kraja.

Računovodstvo ima četiri osobe. Dogovoreno je da u svakom trenutku moraju biti prisutne najmanje dvije, dakle istovremeno smije biti odsutno najviše dvoje.

Do 31. marta tri osobe, nazovimo ih A, B i C, traže iste dvije sedmice u augustu. To je troje odsutnih, a smije dvoje.

Evo kako pravilo to rješava:

1. Zahtjevi su stigli prije roka, pa redoslijed prijema ne odlučuje ništa.
2. Termin je sporan, pa važi rotacija. B i C su prošle godine popustile, A nije.
3. B i C dobijaju traženi termin.
4. A dobija ponudu: prva sedmica u augustu, a druga pomjerena na septembar. Uz to ima prednost u spornim terminima sljedeće godine.
5. Odluka se bilježi s razlogom: „više od dvoje odsutnih iz iste uloge“.

Niko nije rekao „ne“ bez objašnjenja. Niko nije saznao da je neko drugi „bio brži“. Pravilo je odlučilo, ne raspoloženje voditelja.

Kako reći „ne za taj termin, ali…“

Najteži dio nije pravilo. Najteži dio je razgovor poslije.

Ono što pomaže: reći razlog, ponuditi alternativu i pozvati se na pravilo, ne na osobu.

Za ta dva termina ne možemo odobriti sve tri sedmice, jer bi u računovodstvu ostala samo jedna osoba. Možemo odobriti prvu sedmicu u cjelini, a drugu u septembru. Odluku smo donijeli prema rotaciji koju smo svi dogovorili, ne prema tome ko je tražio.

Pet pitanja prije nego što odobrite

• Ko iz iste uloge je u tom periodu već odsutan (odobreno)?
• Ko je još poslao zahtjev za isti period, a još nije odobren?
• Postoji li u tom periodu praznik, kolektivni odmor ili vršno opterećenje?
• Ko ostaje da pokrije ulogu i može li to stvarno uraditi?
• Ako odbijem ili pomjerim, mogu li ponuditi alternativu i objasniti razlog?

Prva dva pitanja traže dva različita izvora podataka: odobrene odmore i zahtjeve koji tek čekaju. Tu većina tabela i alata puca.

Kako to izgleda u Folneri

Folnera pomaže oko prvog i trećeg sloja i dijelom oko drugog. Četvrti ostaje vaš. Evo šta tačno radi.

Sukob unutar jednog zaposlenog. Kada zaposleni bira datume, forma ga upozorava ako se poklapaju s njegovim vlastitim zahtjevom na čekanju ili odobrenim, i ne dopušta slanje. Isto provjerava i server. Odbijeni zahtjevi se ne računaju. Zahtjev tokom potvrđenog kolektivnog odmora na koji je zaposleni uključen također nije moguć. Korake za zaposlenog opisuje članak kako poslati zahtjev za godišnji odmor.

Upozorenje za više zaposlenih. Na stranici Zahtjevi administrator ili osoba s pravom odobravanja vidi žuto upozorenje kada dva ili više zaposlenih imaju zahtjeve za godišnji na čekanju s datumima koji se dodiruju. Upozorenje ne blokira odobravanje. Gleda samo zahtjeve na čekanju koji su u prikazanoj listi, a ne odobrene odmore, bolovanja ni radnu lokaciju. Datumi se porede kao kalendarski dani, pa dan u kojem jedan zahtjev završava, a drugi počinje, također vrijedi kao preklapanje. Više o tome piše u članku pregled zahtjeva i odobravanja.

Već odobreni godišnji. Njih vidite u zajedničkom kalendaru. Kalendar prikazuje samo odobrene zahtjeve, tako da zahtjeve na čekanju tamo nećete vidjeti. Drugim riječima, prva dva pitanja iz liste iznad nalaze se na dva različita ekrana i morate ih sami spojiti. Šta kalendar tačno prikazuje objašnjava članak šta prikazuje kalendar.

Odluka. Odlučuje administrator ili osoba kojoj je dodijeljeno pravo odobravanja. Odobravanje je jedan korak. Saldo se provjerava pri odobravanju, a ako nema dovoljno dana, zahtjev ostaje na čekanju. Odluku možete poništiti dok period ne istekne. Lista zahtjeva ima kolonu „Dan zahtjeva“ sa datumom kada je zahtjev podnesen. Postupak je opisan u članku kako odobriti ili odbiti zahtjev.

Šta Folnera ne radi

• Nema ograničenja po timu ili ulozi, niti „minimalne pokrivenosti“.
• Ne blokira odobravanje kada bi odsutno bilo više ljudi.
• Nema pravila prvenstva, rotacije ni računanja šta se desilo prošle godine.
• Ne upozorava na odobrene odmore kolega kada odlučujete o novom zahtjevu.

Pravilo iz ovog teksta ostaje vaše. Folnera daje pregled i vodi zahtjeve, a o tome kako zajednički pregled pomaže u odlukama možete pročitati i u tekstu o dostupnosti tima. Ako vam je još tabela glavni izvor istine, ovaj tekst pokazuje kada ona prestaje biti dovoljna.

Dobro pravilo stane u jednu rečenicu

Ako ga ne možete izreći u jednoj rečenici, kolege ga neće ni upamtiti. A ako ga ne pamte, svaki sporni august počinje ispočetka.

Ako želite vidjeti kako Folnera povezuje zahtjeve, odobravanja i zajednički kalendar, pogledajte mogućnosti Folnere. Ako vas zanima koliko bi to koštalo za vaš tim, pogledajte cijene Folnere.