Kraj mjeseca u maloj firmi često počne istim pitanjem:
„Šta još trebamo poslati računovođi?“
Godišnji odmor je u jednoj tabeli. Za bolovanje je stigla poruka. Praznici su u kalendaru. Promjena radnog vremena je negdje u mailu. A onda neko pokušava od svega toga napraviti uredan pregled za prethodni mjesec.
Nijedan od tih podataka pojedinačno nije posebno komplikovan.
Problem nastaje kada ih morate rekonstruisati tek na kraju mjeseca.
Ovaj checklist nije zakonski obrazac niti univerzalna lista onoga što svaki računovođa u Bosni i Hercegovini mora tražiti. Način obračuna i dokumentacija zavise od firme, djelatnosti i dogovora sa računovođom.
Ali postoji nekoliko operativnih stvari koje vrijedi provjeriti prije nego što pošaljete bilo kakvu mjesečnu evidenciju.
Prvo dogovorite šta vaš računovođa zapravo očekuje
Najskuplja greška u procesu nije nužno pogrešan broj.
Često je to pravljenje izvještaja koji druga strana uopšte ne koristi.
Prije nego što uvedete novu tabelu, PDF ili softver, pitajte računovođu:
- koje podatke o zaposlenima očekuje svaki mjesec;
- u kojem formatu ih želi dobiti;
- do kojeg datuma;
- da li mu treba detalj po danu ili samo određene zbirne informacije;
- kako želi da mu javite naknadnu izmjenu nakon što su podaci već poslati.
Ako računovođa već ima jasan proces, cilj softvera nije da mu nametne novi.
Cilj je da podatke koje firma proizvodi tokom mjeseca pripremite urednije i sa manje ručnog prepisivanja.
Ako baš birate softver za evidenciju odsustava, korisno je prethodno proći kroz 10 pitanja prije nego što ga uvedete.
1. Provjerite ko je stvarno bio aktivan tokom mjeseca
Počnite od liste zaposlenih.
Da li je neko počeo raditi tokom mjeseca? Da li je neko otišao? Da li postoji osoba koja je u evidenciji i dalje aktivna, iako više ne treba ulaziti u naredni obračunski period?
Ovo zvuči očigledno dok firma ima pet ljudi.
Sa 30 ili 50 zaposlenih dovoljno je da jedna promjena ostane samo u poruci ili nečijoj glavi i svaki naredni izvještaj kreće od pogrešnog spiska.
Zato je korisno da status zaposlenog bude dio sistema iz kojeg se kasnije pravi mjesečni pregled, umjesto da se svaki mjesec ponovo sastavlja lista ljudi.
2. Provjerite radne dane i organizacijski raspored
Prije odsustava postoji osnovno pitanje: šta je za taj mjesec uopšte bio planirani radni dan?
Ako firma radi od ponedjeljka do petka, od 08:00 do 16:00, to je drugačija početna slika od firme sa drugačijim sedmičnim rasporedom.
Ovdje je važno razlikovati organizacijski raspored rada od stvarnog fizičkog dolaska zaposlenog.
Ako vam je potreban tačan clock-in/clock-out, kašnjenja, pauze, smjene ili fizička evidencija prisustva, treba vam attendance/time-tracking sistem koji to zaista prati.
Nemojte očekivati da običan kalendar odsustava izmisli te podatke.
3. Zatvorite godišnje odmore koji pripadaju tom mjesecu
Na kraju mjeseca provjerite jesu li svi godišnji odmori evidentirani i imaju li konačan status.
Nije isto:
- da je zaposleni pitao za slobodan dan u poruci;
- da postoji zahtjev na čekanju;
- da je godišnji stvarno odobren.
Ako mjesečni pregled treba koristiti odobrena odsustva, ne želite da se rezultat oslanja na ono čega se office manager sjeća.
Posebno obratite pažnju na poludnevna odsustva i zahtjeve koji prelaze iz jednog mjeseca u drugi.
Jedan zahtjev može obuhvatiti više dana, ali mjesečna evidencija i dalje mora pravilno razdvojiti ono što pripada oktobru od onoga što pripada novembru.
Ako još vodite godišnje kroz tabelu i poruke, korisno je prvo pogledati kada Excel tabela za godišnje odmore prestaje biti dovoljna.
4. Provjerite bolovanja i druga odsustva odvojeno od godišnjeg
Bolovanje nije samo druga boja godišnjeg odmora.
Za mjesečni pregled je korisno da različite vrste odsustva ostanu odvojene, jer nemaju istu poslovnu svrhu niti isti tok.
Provjerite da li su evidentirani:
- bolovanje;
- porodiljsko odsustvo, gdje je relevantno;
- kolektivni odmor;
- druga odsustva koja vaš interni proces prati.
Najvažnije je da informacija nastane dok se događaj dešava, a ne kada računovođa deset dana kasnije pita zašto jedan zaposleni nema pun mjesec.
5. Provjerite praznike prije nego što sabirate radne dane
Praznik nije odsustvo koje je zaposleni zatražio, ali mijenja radni kalendar.
Za firme koje imaju zaposlene u različitim dijelovima Bosne i Hercegovine jedan univerzalni spisak praznika nije uvijek dovoljan.
Zato prije finalnog mjesečnog pregleda provjerite da li su relevantni praznici za taj period pravilno podešeni i primijenjeni na zaposlene na koje se odnose.
Ne želite otkriti pogrešan praznik tek kada je dokument već poslan.
6. Odlučite koji je vaš „cutoff“ za mjesec
Ovo je jedna od najjednostavnijih stvari koja može spriječiti dosta zabune.
Kada smatrate da je mjesec spreman za predaju?
Posljednjeg radnog dana? Prvog dana narednog mjeseca? Petog?
Ako podatke šaljete prije nego što je mjesec stvarno završen, morate znati šta se dešava sa preostalim danima.
Na primjer, izvještaj napravljen 29. oktobra ne bi trebao automatski tvrditi šta se desilo 30. i 31. oktobra samo zato što raspored ili odobreni zahtjev već postoje.
Zato je korisno odvojiti:
- ono što se već stvarno desilo;
- ono što je planirano za buduće dane;
- datum na koji pravite konačni mjesečni dokument.
7. Dogovorite šta se dešava ako nešto promijenite nakon slanja
Ni najbolji proces ne sprečava svaku naknadnu izmjenu.
Bolovanje se može evidentirati kasnije. Neko može prijaviti grešku. Administrator može ispraviti podatak koji je bio pogrešno unesen.
Zato je dobro unaprijed imati jednostavno pravilo:
ako se podatak promijeni nakon što je mjesečni pregled već poslan računovođi, ko šalje ispravku i kako označava da je riječ o novoj verziji?
Bez tog pravila vrlo lako nastanu dva PDF-a u inboxu i pitanje koji je zapravo konačan.
Tri pitanja prije nego što kliknete „Pošalji“
Ako želite kraću kontrolu, prije svakog mjesečnog slanja provjerite samo tri stvari:
- Ko je obuhvaćen? — jesu li aktivni zaposleni tačni?
- Jesu li dani kompletni? — godišnji, bolovanja, praznici i drugi relevantni događaji jesu li evidentirani?
- Do kojeg datuma je dokument potpun? — je li cijeli mjesec završen ili šaljete pregled prije kraja perioda?
Ako na sva tri pitanja imate jasan odgovor, mnogo je manja šansa da će ostatak procesa završiti u porukama tipa:
„Samo da ispravim još jednu stvar iz prošlog mjeseca.“
Najveći problem je ponovno prepisivanje istog podatka
Loš month-end proces često izgleda ovako:
zaposleni javi odsustvo → neko ga upiše u tabelu → neko drugi ažurira kalendar → krajem mjeseca ista osoba ponovo otvara tabelu i prepisuje podatke u dokument za računovođu.
Sve pojedinačne radnje mogu biti tačne.
Ali svaki novi ručni prijenos povećava mogućnost da jedan podatak ostane star, bude preskočen ili završi u pogrešnoj verziji dokumenta.
Bolji cilj je:
podatak nastane jednom → koristi se u zahtjevu → kalendaru → mjesečnoj evidenciji.
Računovođa i dalje radi računovodstveni i obračunski posao. Firma samo prestaje iznova rekonstruisati operativne podatke koji već postoje.
Kako ovo izgleda u Folneri
Folnera ne pokušava zamijeniti računovođu niti payroll sistem.
Njena uloga je da podaci koji tokom mjeseca već nastaju kroz administraciju zaposlenih ostanu povezani.
Kada je funkcija Evidencija rada uključena, Folnera može pripremiti mjesečni PDF za aktivne zaposlene koristeći podešene radne dane i radno vrijeme organizacije zajedno sa već evidentiranim odsustvima i praznicima.
U izvještaju se mogu odraziti godišnji odmori, bolovanja, porodiljsko odsustvo, praznici i kolektivni odmor prema podacima koji postoje u sistemu.
Važna granica je da ovo nije evidencija fizičkog dolaska i odlaska. Početak i završetak rada proizlaze iz podešenog radnog vremena organizacije; Folnera ne zna u koliko je neko stvarno prošao kroz vrata kancelarije.
Za svaki mjesec administrator može pregledati ili preuzeti PDF. Organizacija može podesiti i jednu ili više email adresa računovođe te termin automatskog slanja.
Ako želite da PDF obuhvati cijeli mjesec, bitan je datum slanja. Folnera ne popunjava buduće dane kao da su se već desili, pa dokument napravljen prije kraja mjeseca može imati preostale dane prazne.
Tačan postupak za email adrese, termin slanja, pregled i preuzimanje opisan je u Help članku Podešavanje mjesečne evidencije.
Šta Folnera namjerno ne pokušava riješiti
Ako vam treba sistem koji registruje svaki dolazak, odlazak, pauzu, kašnjenje i prekovremeni sat pomoću terminala, RFID kartice, GPS-a ili clock-in aplikacije, to je druga kategorija proizvoda.
Ako vam treba program koji obračunava platu, poreze i doprinose, Folnera nije payroll.
Ako vam treba računovodstvo, fakture, PDV evidencije i finansijski izvještaji, Folnera nije računovodstveni softver.
Folnera rješava uži dio između zaposlenog i računovođe: godišnje odmore, bolovanja, praznike, radnu lokaciju, dostupnost i mjesečni operativni pregled koji iz tih podataka nastaje.
Kraj mjeseca treba biti provjera, ne rekonstrukcija
Dobar proces ne znači da na kraju mjeseca nemate ništa za provjeriti.
Znači da ne morate iz početka otkrivati šta se prethodnih 30 dana desilo.
Ako godišnji, bolovanja, praznici i status zaposlenih nastaju u procesu koji ih kasnije može ponovo koristiti, kraj mjeseca se svodi na kontrolu i predaju.
Ne na traženje poruka od prije tri sedmice.
Pogledajte kako Folnera povezuje odsustva, praznike, kalendar i mjesečnu evidenciju.
Ako želite provjeriti koji plan uključuje funkcije koje su potrebne vašem timu, pogledajte cijene Folnere.
