Podešavanje mjesečne evidencije

Šta je mjesečna evidencija

Mjesečna evidencija je pregled radnog vremena za sve aktivne zaposlene u organizaciji: koliko su sati prema radnom vremenu organizacije trebali raditi taj mjesec, i koji su dani bili godišnji odmor, bolovanje, porodiljsko odsustvo, praznik ili kolektivni odmor. Izvodi se iz radnog vremena i radnih dana organizacije i iz već evidentiranih odsustava. To nije evidencija stvarnih dolazaka i odlazaka: kolone Početak rada i Završetak rada pokazuju radno vrijeme organizacije.

Evidencija je jedan PDF dokument u kojem svaki aktivni zaposleni ima svoju stranicu. Naziv dokumenta je "Evidencija o prisustvu radnika", a oznake u njemu su uvijek na srpskom, bez obzira na jezik aplikacije. Automatski se šalje na e-mail adresu računovođe na dan koji izaberete.

Obuhvaćeni su samo dani do trenutka kad se PDF pravi. Dani koji tek dolaze, uključujući već odobrena buduća odsustva, ostaju prazni. Zato je važno kada izaberete slanje (vidi Dan slanja).

Gdje se podešava

Otvorite Evidencija rada u meniju aplikacije i kliknite na Podesi.

Na toj stranici je za svaki mjesec jedan red: period, datum slanja (kolona Datum slanja), adrese (kolona Poslato na), broj zaposlenih i status. U redovima bez adrese stoji veza "+ dodaj e-mail računovođe" koja otvara isto podešavanje.

E-mail računovođe

Upišite adresu i potvrdite je zarezom, razmakom ili Enterom, ili jednostavno pređite na drugo polje. Adresa se pretvara u oznaku (chip). Možete dodati više adresa, izvještaj se šalje na sve. Nevažeća adresa se ne prihvata i piše "Molimo unesite validnu e-mail adresu". Za čuvanje je potrebna barem jedna adresa.

Dok adresa nije podešena, evidencija za svaki mjesec ostaje u statusu Nacrt i ne šalje se nikome.

Dan slanja

U polju "Pošalji dana" birate:

• posljednji radni dan u mjesecu (posljednji dan od ponedjeljka do petka, praznici se ne uzimaju u obzir);
• 5., 10. ili 15. u narednom mjesecu;
• prilagođeni dan: bilo koji dan od 1. do 28., u tekućem ili u narednom mjesecu (28 je granica da pravilo vrijedi isto svakog mjeseca, uključujući februar).

Plavi red ispod izbora odmah pokazuje datum slanja za tekući mjesec, na primjer "Evidencija za oktobar 2026 će biti poslata 05/11/2026", u formatu datuma organizacije.

Važno: evidencija za mjesec obuhvata samo dane do trenutka slanja. Ako izaberete posljednji radni dan ili dan u tekućem mjesecu, evidencija se šalje prije kraja mjeseca i preostali dani ostaju prazni. Da bi izvještaj pokrio cijeli mjesec, izaberite dan u narednom mjesecu.

Provjera slanja radi svakog dana u 08:00 po UTC vremenu.

Nakon što sačuvate podešavanje

Evidencija za tekući mjesec dobija status Zakazano i šalje se na izabrani dan, na sve podešene adrese. Svaki naredni mjesec se ponaša isto dok podešavanje ostane. Ako je izabrani dan za tekući mjesec već prošao u trenutku čuvanja, tekući mjesec dobija status Zakašnjelo i ne šalje se sam (nepotpun mjesec), nego ga šaljete ručno dugmetom Pošalji sada.

Ako prvi put podešavate adresu pošto je prošlo nekoliko mjeseci, raniji mjeseci dobijaju status Zakašnjelo i ne šalju se sami odjednom unazad. Za svaki od njih možete kliknuti Pošalji sada (vidi članak o statusu Zakašnjelo).

Pregled i preuzimanje izvještaja

Za svaki mjesec možete otvoriti (Pregledaj PDF) ili preuzeti (Preuzmi PDF) dokument, nezavisno od toga da li je već poslat. Ako organizacija nema nijednog aktivnog zaposlenog, obje opcije su isključene s objašnjenjem.

Ograničenja i posebni slučajevi

• Promjena adrese ili dana slanja utiče na mjesece koji još nisu poslati: Nacrt, Zakazano, Zakašnjelo i Neuspješno. Već poslat mjesec čuva podatak na koju je adresu stvarno otišao i ne mijenja se. Ako je slanje nekog mjeseca bilo neuspješno zbog pogrešne adrese, ispravite adresu u podešavanju pa kliknite Pokušaj ponovo.
• Svaka promjena podešavanja upisuje se u Evidenciju aktivnosti.
• Radno vrijeme i radni dani u izvještaju dolaze iz opštih podešavanja organizacije i ne podešavaju se ovdje.
• Broj zaposlenih u redu odražava aktivne zaposlene u trenutku kad je zapis za taj mjesec napravljen.
• Praznici, odobreni godišnji odmori, bolovanja, porodiljsko i kolektivni odmori preuzimaju se iz već evidentiranih podataka. Kolektivni odmor koji ne umanjuje godišnji odmor vodi se kao plaćeno odsustvo.

Rješavanje problema

Ne vidim Evidencija rada u meniju. Funkcija vjerovatno nije uključena za vašu organizaciju. Administrator to može provjeriti u Postavke → Pristup funkcijama.

Ne mogu sačuvati podešavanje. Provjerite da je upisana barem jedna ispravna e-mail adresa.

Izvještaj nije stigao računovođi. Provjerite da li je adresa tačna u podešavanju i pogledajte spam kod primaoca. Ako je status mjeseca Neuspješno, zadržite pokazivač na statusu da vidite razlog, ispravite adresu ako je kriva i kliknite Pokušaj ponovo.

Evidencija za mjesec je skoro prazna. Poslata je prije kraja mjeseca. Izaberite dan slanja u narednom mjesecu.