Hibridni rad je jednostavan dok je tim mali
Pet ili šest ljudi se lako dogovori ko dolazi u kancelariju, ko radi od kuće i kada ima smisla zakazati sastanak uživo. Često je dovoljna poruka u grupi ili kratki dogovor dan ranije.
Problem počinje kada firma poraste.
Odjednom više nije neobično da neko ujutro pita:
„Ko je danas u kancelariji?“
A odgovor bude kombinacija poruka iz Vibera ili Slacka, nekoliko događaja u kalendaru i nečijeg sjećanja da je kolega možda na godišnjem.
Za tim od 10, 30 ili 60 ljudi to vrlo brzo prestaje biti praktično.
Hibridni rad nije problem rasporeda. Problem je nedostatak zajedničke slike.
Kada se govori o organizaciji hibridnog rada, često se odmah razmišlja o rezervaciji stolova, mapama kancelarije, senzorima zauzetosti i posebnim sistemima za upravljanje radnim prostorom.
Nekim firmama to zaista treba.
Ali većini manjih i srednjih timova prvi problem je mnogo jednostavniji:
ko danas radi iz kancelarije;
ko radi od kuće;
ko je na godišnjem;
ko je na bolovanju;
ko uopšte nije dostupan;
i šta se dešava narednih nekoliko dana.
Ako odgovor na ta pitanja nije na jednom mjestu, firma nema problem sa stolovima. Ima problem sa informacijama.
Gdje organizacija najčešće počinje da puca
1. Svaka promjena lokacije postaje nova poruka
Recimo da zaposleni uglavnom radi iz kancelarije, ali u četvrtak želi raditi od kuće.
U malom timu dovoljno je napisati:
„Ja sam sutra remote.“
Ali kako broj ljudi raste, takve poruke se izgube među desetinama drugih razgovora.
Menadžer ih ne vidi. Kolega koji zakazuje sastanak ih nije pročitao. Office manager mora pregledati nekoliko kanala da bi shvatio ko dolazi.
Bolji model je da svako ima svoju podrazumijevanu radnu lokaciju, a da se evidentiraju samo izuzeci.
Ako neko uglavnom radi iz kancelarije, ne treba svaki dan potvrđivati da dolazi u kancelariju. Evidentira samo dan kada radi od kuće.
I obrnuto.
2. Radna lokacija i odsustva vode se odvojeno
Ovo je jedan od većih problema sa kombinacijom tabela, kalendara i poruka.
Jedna tabela govori da Marko u utorak radi od kuće.
Druga pokazuje da je Marku u međuvremenu odobren godišnji odmor.
U trećem alatu je možda evidentiran praznik.
Svaki pojedinačni podatak može biti tačan, ali ukupna slika više nije.
Zato radna lokacija ima mnogo više smisla kada je povezana sa godišnjim odmorima, bolovanjima, praznicima i ostalim odsustvima.
3. „Ko dolazi u kancelariju?“ sazna se prekasno
Neke firme imaju mnogo više zaposlenih nego stolova jer nikada nisu ni planirale da svi dolaze istog dana.
To funkcioniše sve dok se dolasci prirodno raspoređuju.
A onda se desi utorak kada svi odluče doći.
Ako firma tek tog jutra otkrije da je kancelarija puna, planiranje više ne postoji.
Ne mora svaki tim zbog toga uvoditi sistem za rezervaciju svakog pojedinačnog stola. Nekada je dovoljno unaprijed imati pregled najavljenih dolazaka i, gdje je potrebno, dodatnu kontrolu kapaciteta kancelarije.
Šta malom hibridnom timu zapravo treba
Za firmu od nekoliko desetina ljudi dobar sistem hibridnog rada ne mora biti komplikovan.
U osnovi treba odgovoriti na četiri pitanja.
Gdje osoba inače radi?
Svaki zaposleni treba imati jasnu primarnu ili podrazumijevanu lokaciju rada.
Za nekoga je to kancelarija. Za nekoga rad od kuće.
To uklanja potrebu da ljudi svakog jutra iznova prijavljuju normalno stanje.
Da li je danas drugačije?
Ako osoba tog dana radi sa druge lokacije, treba postojati jednostavan način da to evidentira.
Jedan izuzetak ne bi trebao zahtijevati novu tabelu, e-mail menadžeru i poruku u grupnom chatu.
Da li je osoba uopšte dostupna?
Radna lokacija ne znači mnogo ako sistem ne zna da je osoba tog dana na godišnjem ili bolovanju.
Zato „Office“ i „Remote“ ne bi trebali biti izolovane informacije.
Može li ostatak tima to odmah vidjeti?
Informacija vrijedi samo ako je dostupna ljudima kojima treba.
Menadžer koji planira sastanak ne bi trebao slati pet poruka da provjeri ko će sutra biti u kancelariji.
Office manager ne bi trebao sastavljati dnevni raspored ručno.
Dobar pregled treba odgovoriti na pitanje „ko je gdje?“ prije nego što ga neko postavi.
A kada vam zaista treba rezervacija stolova?
Ako firma ima više spratova, više kancelarija, desetine zajedničkih stolova ili zaposleni moraju rezervisati tačno određeno radno mjesto, onda specijalizovani desk-booking sistem može imati smisla.
Ali to nije početna tačka za svaki hibridni tim.
Ako imate 20, 30 ili 50 zaposlenih, a stvarni problem je samo što ne znate ko određenog dana dolazi u kancelariju, uvođenje kompletnog sistema za upravljanje radnim prostorom može stvoriti više procesa nego što ih rješava.
Prije rezervacije stolova riješite osnovno pitanje:
Imamo li jedno mjesto na kojem se vidi ko radi, ko je odsutan i gdje je ostatak tima?
Kako Folnera pristupa radnoj lokaciji
Folnera radnu lokaciju tretira kao dio iste slike o dostupnosti zaposlenih.
Organizacija može postaviti podrazumijevanu lokaciju rada, kao što su kancelarija ili rad od kuće. Kada zaposleni određenog dana radi sa druge lokacije, ta promjena se evidentira kao izuzetak umjesto da se cijeli raspored iznova unosi.
Zahtjevi zaposlenih mogu proći kroz odobravanje, dok menadžeri imaju pregled prijavljenih lokacija tima.
Najvažnije je što radna lokacija ne živi sama.
U istom sistemu postoje godišnji odmori, bolovanja, praznici i druge informacije koje utiču na dostupnost zaposlenog, a zajednički kalendar ih povezuje u jednu sliku.
Tako „radi od kuće“ ne postaje još jedna nepovezana tabela koju neko mora ručno usklađivati sa evidencijom odsustava.
Organizacija po potrebi može definisati i kapacitet kancelarije kao dodatnu kontrolu kod planiranja eksplicitno prijavljenih dolazaka.
Primjer: tim od 32 ljudi
Zamislimo firmu sa 32 zaposlena.
Većina radi iz kancelarije, ali dva dana sedmično dio tima radi od kuće. Nekoliko ljudi radi pretežno remote. Istovremeno neko je gotovo uvijek na godišnjem, bolovanju ili drugom odsustvu.
Bez zajedničkog sistema ponedjeljak izgleda ovako:
„Dolazi li Jelena danas?“
„Mislim da je remote.“
„Nije, rekla je da će doći.“
„Čekaj, zar nije na godišnjem?“
To nije veliki problem jednom.
Ali kada se ista vrsta pitanja ponavlja svaki dan kroz cijelu godinu, postaje nepotreban operativni posao.
Sa jednim pregledom odgovor traje nekoliko sekundi.
Hibridni rad ne treba još jedan kanal komunikacije
Viber, Slack, Teams i e-mail odlični su za razgovor.
Nisu dobri kao trajna evidencija toga ko radi odakle.
Excel je odličan alat za tabelu.
Ali čim više ljudi počne mijenjati podatke, tražiti odobrenja i kombinovati radnu lokaciju sa godišnjim i bolovanjem, tabela vrlo brzo postaje proces koji neko mora održavati.
Zato cilj nije digitalizovati svaku sitnicu.
Cilj je ukloniti pitanja koja firma stalno iznova postavlja.
Ako je jedno od njih „ko je danas u kancelariji?“, vjerovatno je vrijeme da odgovor više ne zavisi od posljednje poruke u grupnom chatu.
Pogledajte kako Folnera povezuje radnu lokaciju, odsustva i zajednički kalendar.
Ako želite vidjeti koliko takav sistem košta za vaš tim, pogledajte cijene Folnere.