Eksterni članovi organizacije

Kratak odgovor

Eksterni član je osoba koja već ima Folnera nalog u drugoj organizaciji, a vi je pozovete da se poveže s vašim kalendarom. Nalozi i organizacije se ne spajaju. Dostupnost se dijeli u oba smjera: vaš tim vidi eksternog člana u svom kalendaru, a on vidi vaš tim u svom. Osoba pozivnicu prihvata ili odbija sama. Vi je kasnije možete ukloniti u bilo kom trenutku, a i ona sama može napustiti vezu.

Kako pozvati eksternog člana

1. U dnu bočne trake, ispod dugmeta "Pozovi zaposlene", kliknite "Pozovi eksterne osobe". Ovu vezu vide samo administratori. Otvara se prozor "Pozovi eksternog korisnika", koji na vrhu podsjeća da adresa mora pripadati postojećem Folnera korisniku iz druge organizacije.

   

2. Upišite e-mail adresu i potvrdite je tasterom Enter, razmakom ili zarezom, pa adresa postaje oznaka. Tako možete dodati više adresa odjednom. Po želji upišite napomenu u polje "Dodaj kontekst ili detalje...", ona se pozvanoj osobi šalje u e-mailu.
3. Kliknite "Pozovi" (ili "Pozovi (N)" kad ste unijeli više adresa). Pojavi se poruka "Poslana 1 pozivnica" ili "Poslano N pozivnica". Prozor nakon toga razdvaja adrese na "Pozivnica je uspješno poslata" i "Neuspješno", uz razlog za svaku neuspjelu. Ako je pozivnica zabilježena, ali e-mail nije mogao biti poslan, adresa je među neuspjelim uz poruku "Pozivnica je zabilježena, ali e-mail nije poslan. Pokušajte ponovo." Ponovni poziv iste adrese ponovo šalje istu pozivnicu.
4. "Pokušaj ponovo za neuspjele" vraća neuspjele adrese u formu, ali ništa ne šalje dok ponovo ne kliknete "Pozovi". "Pozovi još" prazni formu za nove adrese.
5. Pri dnu prozora, u dijelu "Poslane pozivnice", vidite sve pozivnice s datumom i statusom: "Na čekanju", "Prihvaćeno", "Odbijeno", "Isteklo" ili "Povučeno".
6. Uz pozivnicu koja još čeka odgovor stoji "Povuci". Nakon klika pozivnica dobija status "Povučeno", a njen link prestaje važiti. Osoba koja ga otvori vidi poruku "Ova pozivnica je povučena. Zatražite od organizacije da pošalje novu." Istoj adresi možete odmah poslati novu pozivnicu.

Koga možete pozvati

Adresa mora pripadati osobi koja već ima aktivan nalog u Folneri u drugoj organizaciji. Pozivnica ne kreira nalog. Aplikacija odbija adresu i objašnjava zašto:

• "Ovaj korisnik još nije registrovan u Folneri." Osoba nema nalog.
• "Ovaj korisnik je već član vaše organizacije."
• "Ovaj korisnik je već eksterni član." Veza je već aktivna.
• "Nalog ovog korisnika je deaktiviran."

Ako za istu adresu pozivnica još čeka odgovor, nova se ne pravi. Ista pozivnica se ponovo šalje e-mailom.

Šta se dijeli

Nijedna strana nema pristup ničemu osim dostupnosti u kalendaru. Pozvana osoba pri prihvatanju vidi da će organizacija vidjeti njene događaje u kalendaru (godišnji odmor, bolovanje, radnu lokaciju i slično), a ona vidi tim organizacije. Eksterni član ne dobija pristup vašim zahtjevima, podešavanjima ni podacima zaposlenih.

Šta radi pozvana osoba

1. Dobija e-mail s naslovom "Pozvani ste da sarađujete na Folneri" i dugmetom "Prihvati pozivnicu". Napomena koju ste upisali stoji u polju "Poruka od pošiljaoca". Jezik e-maila je jezik koji je vaša organizacija podesila (pogledajte "Podešavanje osnovnih podataka organizacije"). Link je jedinstven za tu adresu i važi 7 dana.
2. Link otvara kalendar, a osoba mora biti prijavljena nalogom čija je adresa ona na koju je pozivnica poslata. Inače piše "Ova pozivnica je poslata na drugu e-mail adresu." Otvara se prozor "Pozivnica za eksternu saradnju" s dugmadima "Odbij" i "Prihvati".

   

3. Nakon "Prihvati" piše "Sada ste povezani sa" i naziv organizacije. Osoba tada može upisati "Datum početka", to jest kada je počela raditi s vašom organizacijom, i kliknuti "Sačuvaj i idi na moj kalendar". Taj datum se koristi za radnu godišnjicu.

   

4. Ako osoba klikne "Preskoči za sada", u njenom kalendaru ostaje obavijest "Vaša radna godišnjica sa … se još ne može izračunati." s vezom "+ dodaj sada", dok datum ne upiše. Datum može upisati samo sama osoba, administrator ga ne može postaviti.
5. Svi administratori organizacije koja je pozvala dobijaju e-mail "Eksterni korisnik je prihvatio vašu pozivnicu". Ako osoba klikne "Odbij", pozivnica dobija status "Odbijeno".

Gdje vidjeti eksterne članove i kako ih ukloniti

Eksterni članovi se prikazuju u istoj tabeli kao i zaposleni, na stranici "Zaposleni", s ikonom lanca na avataru. Kad ih ima, u prozoru filtera se pojavljuje dio "Eksterne osobe" s opcijama "Prikaži samo eksterne osobe" i "Sakrij eksterne osobe".

Za uklanjanje kliknite ikonu kante pored osobe ("Ukloni iz organizacije") i potvrdite u prozoru "Ukloni eksternog člana". Uklanjanje važi odmah: osoba više ne vidi kalendar vaše organizacije, a vi više ne vidite njen. Istu osobu možete kasnije ponovo pozvati.

Kako eksterni član prekida vezu

Eksterni član može sam napustiti organizaciju. Otvorite avatar, "Podešavanja", pa karticu "Lično". Kartica "Eksterne organizacije" pojavljuje se samo ako imate aktivnu vezu, a uz svaku organizaciju stoji "Napusti".

Nakon klika piše "Napustiti organizaciju …?" i objašnjenje da obje strane više ne vide kalendar one druge. Vezu možete ponovo uspostaviti samo ako vas organizacija ponovo pozove. Administratori organizacije koju napuštate vide to u "Evidenciji aktivnosti" kao "Napusti eksterno članstvo".

Ograničenja i posebni slučajevi

• Pozivnica važi 7 dana, poslije čega dobija status "Isteklo". Tada treba poslati novu. Iskorišten, povučen ili istekao link prikazuje poruku da je pozivnica već prihvaćena, odbijena, povučena ili istekla.
• Povući se može samo pozivnica koja čeka odgovor. Prihvaćenu vezu prekida administrator uklanjanjem ili sam eksterni član.

Rješavanje problema

Ne vidim "Pozovi eksterne osobe". Ta veza je dostupna samo administratorima.

Piše "Ovaj korisnik još nije registrovan u Folneri." Osoba nema nalog, ili ste unijeli adresu različitu od one kojom se prijavljuje. Pozivnica se može poslati samo na adresu postojećeg naloga.

Pozvana osoba ne vidi pozivnicu ili link ne radi. Provjerite spam folder, da li je prošlo 7 dana, da li ste pozivnicu povukli i da li je osoba prijavljena nalogom čija je adresa ona na koju ste poslali pozivnicu.

Piše "Pozivnica je zabilježena, ali e-mail nije poslan." Pozivnica postoji i vidi se u "Poslane pozivnice", ali osoba nije dobila e-mail. Pozovite istu adresu ponovo, čime se ista pozivnica ponovo šalje.

Eksterni član se ne pojavljuje u kalendaru. Provjerite u dijelu "Poslane pozivnice" da li je pozivnica "Prihvaćeno". Dok osoba ne prihvati, nije povezana. Datum početka ne utiče na prikaz u kalendaru, on služi samo za radnu godišnjicu.

Pozivnica je stigla na pogrešnom jeziku. E-mail se šalje na jeziku organizacije koja poziva. Promijenite "Jezik organizacije" u Podešavanjima.