Kako evidentirati kolektivni odmor

Kratak odgovor

Kolektivni odmor evidentirate na kartici "Interni događaji" u "Podešavanjima": dodate događaj, upišete naziv i period, izaberete na koga se odnosi i da li se dani oduzimaju od godišnjeg odmora. Čim kliknete kvačicu, događaj je sačuvan, zaposleni dobijaju email, a za događaj s uticajem "Odbija se" dani se odmah oduzimaju od njihovog salda.

Prije nego počnete

• Kartica "Interni događaji" vidljiva je samo administratorima i samo ako je uključena funkcija "Kolektivni godišnji odmor" u kartici "Pristup funkcijama". Ako je funkcija isključena, kartice nema.
• Događaj možete kreirati samo za period koji se još nije završio.
• Radni dani u periodu računaju se prema tome kako je organizacija podesila radni raspored i praznike. Vikendi i praznici se ne oduzimaju. Ako za godinu u kojoj je period praznici još nisu potvrđeni na kartici "Praznici", nakon snimanja dobijate upozorenje "Praznici nisu potvrđeni za {godina}", jer izračun možda ne uzima u obzir praznike te godine.

Koraci

1. Kliknite avatar, pa "Podešavanja", i otvorite karticu "Interni događaji".

2. Kliknite "Dodaj događaj". U tabeli se pojavljuje novi red.

3. Upišite "Naziv događaja" (obavezan) i izaberite raspon datuma u koloni "Datum".

4. U koloni "Odnosi se na" po zadanom piše "Svi zaposleni" (s brojem aktivnih zaposlenih, uključujući administratore). Ako neko ne treba biti obuhvaćen, kliknite polje i uklonite ga klikom na x pored imena. Dugme "Ponovo uključi sve" vraća sve.

   

5. U koloni "Uticaj na odsustvo" izaberite:

   • "Odbija se" (zadano): svakom uključenom zaposlenom oduzimaju se radni dani iz perioda od salda godišnjeg odmora, kao da je poslao zahtjev koji je odobren.
   • "Izuzeto": period se evidentira, zaposleni su obaviješteni, ali im se saldo ne mijenja.

6. Kliknite zelenu kvačicu na kraju reda. Događaj se odmah snima. Kanta u novom redu odbacuje red bez snimanja.

Dok je kvačica siva, zadržite pokazivač na njoj: prikazuje se šta nedostaje ("Unesite naziv događaja prije potvrde.", "Izaberite raspon datuma prije potvrde." ili "Ovaj raspon datuma je već prošao — izaberite datume koji još nisu prošli."). Dok ne snimite ili ne odbacite započeti red, ne možete dodati novi.

Šta se dešava nakon snimanja

• Svaki uključeni zaposleni dobija email "Kolektivni godišnji odmor" s nazivom, periodom, brojem radnih dana i napomenom da li se dani oduzimaju. Jezik emaila je jezik organizacije (vidi članak "Podešavanje osnovnih podataka organizacije").
• Za "Odbija se" u zahtjevima svakog zaposlenog pojavljuje se odobren zahtjev označen oznakom "Interni događaj", a dani se odmah oduzimaju od salda. Zaposleni ga ne mogu sami izmijeniti ni otkazati (vidi članak "Kako izmijeniti ili otkazati zahtjev").
• Period se prikazuje u kalendaru svih zaposlenih. U tom periodu zaposleni ne mogu prijaviti radnu lokaciju (vidi članak "Zašto ne mogu prijaviti radnu lokaciju").
• Ako su prije toga imali upisanu radnu lokaciju za te dane, ona se briše.
• U "Evidenciji aktivnosti" bilježe se kreiranje, izmjena i brisanje događaja.

Ko se automatski isključuje

Sistem nikoga ne blokira tako da događaj ne bi mogao biti snimljen. Umjesto toga preskače zaposlene za koje događaj ne bi bio ispravan i pamti razlog. Isključeni su:

• zaposleni na porodiljskom odsustvu u tom periodu ("Na porodiljskom odsustvu"),
• zaposleni koji imaju bolovanje koje se preklapa s periodom ("Na bolovanju"),
• zaposleni koji već imaju godišnji odmor u tom periodu, odobren ili na čekanju ("Već ima zakazan godišnji odmor"),
• kod uticaja "Odbija se": zaposleni kojima nedostaje dana da pokriju period ("Nema dovoljno dana godišnjeg odmora"). U tom slučaju vidite upozorenje "Nema dovoljno dana godišnjeg odmora — Sljedeći zaposleni su preskočeni — odsustvo nije primijenjeno" s njihovim imenima.

Isključeni zaposleni ne dobijaju email i ne gubi im se nijedan dan. U tabeli se uz događaj prikazuje narandžasta oznaka "{broj} isključeno". Klik na nju otvara popis "Isključeni zaposlenici" s razlogom uz svako ime.

Uz ime je dugme za ponovno uključivanje ("Uključi"):

• Za "Ručno isključen/a" i "Nema dovoljno dana godišnjeg odmora" možete ga koristiti odmah. Kod nedovoljnog salda uključivanje uspijeva tek kad zaposleni ima dovoljno dana.
• Za bolovanje, porodiljsko i preklapajući godišnji odmor dugme je isključeno ("I dalje nedostupan/na"). Kad se ta okolnost završi ili zahtjev otkaže, zaposleni se vraća sam čim administrator sljedeći put otvori karticu "Interni događaji", a dani mu se tada oduzimaju i šalje se email.
• Ako je zaposleni deaktiviran, uz ime piše "Deaktiviran/a". Takav zaposleni se izuzima automatski, a oduzeti dani mu se vraćaju. Dugme "Uključi" je isključeno dok ga ponovo ne aktivirate na stranici "Zaposleni"; nakon toga ga možete uključiti ručno.

Obrnuto vrijedi isto: ako zaposleni nakon kreiranja događaja dobije bolovanje ili porodiljsko koje zahvata period događaja koji se još nije završio, sistem ga izuzima iz događaja i vraća mu dane.

Izmjena kolektivnog odmora

Olovka u redu otvara izmjenu naziva, perioda, zaposlenih i uticaja. Kvačica snima, x odbacuje.

• Događaj koji se već završio ne može se mijenjati ("Nije moguće izmijeniti odsustvo koje se već završilo").
• Kod događaja koji je u toku ne može se mijenjati datum početka.
• Ako promijenite datume, zaposleni dobijaju email "Kolektivni godišnji odmor ažuriran" koji pokazuje šta je bilo ranije. Ako se zbog toga promijeni broj radnih dana, saldo uključenih zaposlenih se usklađuje (vraća se ili oduzima razlika).
• Promjena uticaja iz "Odbija se" u "Izuzeto" vraća oduzete dane, a obrnuto ih oduzima (zaposlenima koji imaju dovoljno dana).
• Zaposleni kojeg uklonite iz izbora dobija razlog "Ručno isključen/a", a oduzeti dani mu se vraćaju.
• Zaposleni koji su u organizaciju došli nakon što je događaj kreiran ne dodaju se sami. Otvorite izmjenu i vratite ih na listu uključenih.

Brisanje kolektivnog odmora

Kanta u redu briše događaj, ali samo dok on nije počeo. Ako je već počeo ili završio, dobijate poruku "Nije moguće obrisati odsustvo koje je već počelo ili se završilo". Kod uticaja "Odbija se" oduzeti dani vraćaju se svim uključenim zaposlenima, njihovi zahtjevi vezani za događaj se brišu, a oni dobijaju email "Kolektivni godišnji odmor otkazan". Poruka o uspjehu je "Odsustvo je uspješno obrisano."

Ograničenja i posebni slučajevi

• Dva kolektivna odmora ne smiju se preklapati. Aplikacija javlja koji događaj se preklapa i u kom periodu.
• Period mora imati bar jedan radni dan. Samo vikend ili samo praznici odbijaju se s porukom "Izabrani period ne sadrži radne dane."
• Ne možete isključiti sve zaposlene: kvačica je tada siva, a poruka počinje riječima "Uključite bar jednog zaposlenog prije potvrde".
• Dani se računaju iz podešavanja organizacije u trenutku snimanja. Ako kasnije promijenite praznike ili radni raspored, ne mijenjaju se postojeći događaji, osim kad ih sami izmijenite.
• Oduzeti dani ulaze u saldo zaposlenog kao i svaki drugi odobren godišnji odmor (vidi članak "Kako razumjeti saldo i preostale dane godišnjeg odmora?").

Rješavanje problema

Kartica "Interni događaji" ne postoji. Funkcija "Kolektivni godišnji odmor" je isključena u kartici "Pristup funkcijama", ili nemate administratorski pristup.

Zaposlenom se saldo smanjio, a nije sam poslao zahtjev. Vjerovatno je uključen u kolektivni odmor s uticajem "Odbija se". Provjerite karticu "Interni događaji" i "Evidenciju aktivnosti".

Zaposleni nije dobio odsustvo iako je na popisu. Otvorite oznaku "isključeno" uz događaj: tamo piše razlog (bolovanje, porodiljsko, već zakazan godišnji odmor, nedovoljno dana).

Kvačica je siva. Zadržite pokazivač na njoj da vidite šta nedostaje, na primjer naziv, datume, ili da je period već prošao.

Ne mogu obrisati ni izmijeniti događaj. Događaj koji je već počeo ne može se obrisati, a događaj koji se već završio ne može se ni izmijeniti. Događaj u toku možete izmijeniti, ali mu ne možete promijeniti datum početka.

Želim da jedan zaposleni ne bude pogođen. Prilikom kreiranja ili izmjene uklonite ga iz izbora u koloni "Odnosi se na".